Documentos, escaneos, cartas, tareas, reuniones, proyectos. Durante años lo guardé todo en sitios distintos —Evernote, Todoist, OneDrive, Google Drive— y sospecho que a la mayoría le pasa lo mismo.
Cada aplicación tiene su estructura, su lógica y sus reglas, y entre ellas hay un abismo. Quedan tres opciones, y las tres son malas. Ceder: convertir lo que hay que hacer en archivos de notas que no dicen nada y que igualmente acaban en desorden. Guardar solo una parte y sostener el resto en la cabeza o en papel. O rendirse, que es lo que suele ocurrir, y entonces cada uno de esos sitios se convierte en un vertedero.
Lo caro no es el documento que perdiste. Lo caro es el ruido de fondo: un vertedero en cinco sitios se convierte en un vertedero en tu cabeza. Siempre estás recordando algo a medias, siempre algo cargado, y queda mucho menos para aquello por lo que lo hacías todo.
Lo hice para mí
Durante años busqué lo que me encajara a mí y no lo encontré. Intenté escribirlo yo mismo, pero nunca había tiempo, ni ocasión, ni empuje. Luego se alinearon los astros —la tecnología y mis circunstancias— y pude ponerme en serio. Llevo ya el segundo mes usándolo yo mismo, todos los días, y tengo la sensación de que no necesito nada más: sé dónde va cada cosa y sé que no se va a convertir en un vertedero.
Nunca se trató de dejar de pensar. Decidir si algo es una tarea, una nota o un evento sigue siendo cosa tuya: la aplicación no va a adivinar en qué andas. Se trata de que esas cosas dejen de dispersarse por programas distintos y de que las conexiones entre ellas no vivan solo en tu cabeza.
Ahora todo está en un mismo sitio y se sostiene entre sí. Una persona, y la reunión con ella, el documento que le corresponde, la lista de lo que hay que tratar cuando os veáis. Un viaje: quién va, qué llevar, dónde os alojáis. La salud: los análisis, la cronología de un tratamiento, lo que respondieron los médicos, todo en un mismo hilo. El colegio: los mensajes de los profesores y la lista de lo que hay que comprar. Qué queda visible solo para ti y qué compartes, y con quién, lo decides tú.
Hay un sitio donde sí puedes soltar algo sin decidir: una lista. La lista es la puerta de entrada: una idea para la que ahora no hay tiempo entra como una línea y más tarde se convierte en lo que resultó ser, una tarea, una nota, un evento. Convertirla de un solo gesto todavía lo estoy construyendo; por ahora lleva un par de pasos, pero la idea es esa. Los enlaces tampoco hay que hacerlos al momento: muchas veces te das cuenta de que falta uno mucho después, vuelves, recuerdas lo que no está, lo buscas y lo unes. Nada te castiga por la tardanza. Nada se quema ni se pone en rojo; simplemente te sorprendes pensando que olvidaste algo. No lo olvidaste: puedes hacerlo ahora.
Volver a un proyecto tras una pausa es un asunto aparte: un fin de semana, unas vacaciones, un cambio a otra cosa. Cuesta más que el propio trabajo: todo lo que llevabas en la cabeza se ha ido y se reconstruye desde cinco aplicaciones, desde cero, cada vez.
Abres una persona y ves todo lo que tienes con ella. Abres un proyecto y ves todo lo que le pertenece: las ideas, las conversaciones, las tareas, los documentos. El contexto vuelve solo, en lugar de salir de tu memoria.